Аудит документов в медицинской организации: кадровый учет, бухгалтерский учет, охрана труда, воинский учет, пожарная безопасность, ГО и ЧС, антитеррор

Содержание статьи
1
Виды аудита документов в медицинской организации
2
Почему для проведения аудита в медицинской клинике лучше привлекать стороннюю организацию
3
Когда и как часто рекомендовано проводить аудит
4
Классификация аудиторской проверки в зависимости от ее методов и типов
5
Этапы, сроки и стоимость аудиторской проверки
6
Требования к юридическим лицам или физическим лицам, оказывающим услуги по проведению аудита
В тексте статьи будет употребляться термин «Работодатель» (под ним согласно ст. 20 ТК РФ понимается, как юридическое лицо, так и индивидуальный предприниматель).

Работодатель осуществляет деятельность, ради которого он создавал юридическое лицо или регистрировался в качестве индивидуального предпринимателя, получает неплохой доход и прибыль, имеет определенный успех на рынке. Во время работы не обходится без трудностей и ошибок. Правильно ли ведется бизнес, в том числе, документооборот работодателя, не важно какой участок (бухгалтерия, закупки, кадровый учет и т.п.), все ли документы есть в наличии и соответствуют ли они действующему законодательству Российской Федерации можно выявить при проведении независимого аудита.

Есть обязательный аудит, его проводят в соответствии с Федеральным законом № 307-ФЗ от 30.12.2008 «Об аудиторской деятельности». Как правило, при проведении аудита в рамках указанного закона такие участки, как: кадровый учет, бухгалтерский учет в части участка заработная плата (проверяются поверхностно), охрана труда, воинский учет, пожарная безопасность, ГО и ЧС, антитеррор можно сказать не проверяются от слова совсем.

В настоящей статье пойдет речь не об обязательном аудите, а именно об аудите таких направлений, как: кадровый учет, бухгалтерский учет в части участка заработная плата (проверяются поверхностно), охрана труда, воинский учет, пожарная безопасность, ГО и ЧС, антитеррор.

Аудит можно проводить собственными силами и с привлечением юридического лица или физического лица, который оказывает данные услуги и имеет практический опыт ведения указанных участков.

Если Вы решили провести аудит собственными силами, то рекомендуется издать приказ о создании рабочей группы, в состав которой рекомендуется включить специалиста по кадрам (если он в единственном лице), если есть начальник отдела кадров, то его, юрисконсульта (если есть в штате), главного бухгалтера или бухгалтера (если он в единственном лице).
Лучше, конечно, проводить аудит клиники по указанным направлениям, привлекая к этому стороннюю организацию или физическое лицо, почему?
1) Лица, которые проводят аудит объективны, так как не связаны с вами трудовыми отношениями

2) Лица, которые проводят аудит, увидят даже мелкие нарушения, например, обязательно проверят статус нормативно-правового акта, который указан в локальном нормативном акте в соответствии с чем был разработан и утвержден ЛНА, они могут, например, запросить выписку из штатного расписания и проверить правильно ли указаны наименования должностей (профессий) в ЛНА и т.п.

3) Вы сможете при проведении аудита (если его проводит внешняя организация) получить консультации на интересующие вас вопросы

Как показывает практика, работодатели или собственники бизнеса привлекают стороннее юридическое лицо или физическое лицо, оказывающие услуги по проведению аудита.
Когда проводят аудит в частной или государственной клиники по кадровому и бухгалтерскому, охране труда, воинскому учету, пожарной безопасности, ГО и ЧС, антитеррор?
Решение о проведении аудита принимает работодатель или собственник бизнеса.

Аудит следует проводить хотя бы один раз в год.
Аудит проводится в случаях, если:

1) уволился специалист, который отвечал за указанные направления

2) происходит смена руководителя юридического лица

3) работодатель или собственник бизнеса решает вопрос передать полностью или частично ведение указанных направлений на аутсорсинг или на абонентское обслуживание

4) в профилактических целях было принято решение просто провести аудит и убедится, что по указанным направлениям все документы имеются и они соответствуют действующему законодательству Российской Федерации
Аудиторская проверка — это сбор, оценка и независимый анализ данных о финансовом положении работодателя либо в целом, либо по выбранным направлениям.

Проводится в профилактических целях хотя бы один раз в год.
В зависимости от методов проверки аудит бывает:

Сплошной — анализируется вся документация

Выборочный — анализируется определенный сегмент деятельности

Комбинированный — анализируется вся документация по операциям, сопряженным с неким финансовым риском, и частично — все остальное.
В зависимости от методов проверки аудит бывает:

Сплошной — анализируется вся документация

Выборочный — анализируется определенный сегмент деятельности

Комбинированный — анализируется вся документация по операциям, сопряженным с неким финансовым риском, и частично — все остальное.
Этапы проведения аудиторской проверки
Планирование
Прежде чем начать аудиторскую проверку, нужно: найти поставщика данных услуг, заключить договор на оказание услуг, обсудить с заказчиком ряд моментов: стратегию проведения проверки, ее методы и тип, состав команды работников, которые будут включены в группу, программу проверки и ее глубину. После заключения договора с аудиторской компанией, в котором четко прописываются сроки выполнения работы, ее объем и сумма вознаграждения, аудитор приступает к работе. Заказчик заранее подготавливает весь необходимый объём документов, чтобы проверяющие могли не занимать время специалистов со стороны заказчика.

Исполнитель услуг заранее предоставляет перечень документов, которые будут проверяться. Перечень документов составляется отдельно после подписания договора, так как уже будет ясна картина объема проверки.
Проведение аудиторской проверки и сбор аудиторских данных
Лицо, которое осуществляет аудиторскую проверку, знакомится с уставными и иными организационными документами, с локальными нормативными актами, с документами по личному составу, получает необходимую информацию в устной и в письменной форме по проверяемым документам. В ходе проверки могут возникнуть дополнительные вопросы или необходимость проверки дополнительных документов.

Есть ряд нюансов при проведении аудиторской проверки, которые обговариваются на стадии заключения договора, например, предоставление доступа к программе, в которой работает специалист по кадрам и бухгалтерия и т.п.
Срок проведения проверки.
Как показывает практика, в среднем срок проведения аудита составляет от 7 до 15 рабочих дней: сама проверка документов и написания аудиторского заключения
Стоимость аудита.
У разных компаний стоимость аудита разная. В среднем она составляет от 20 000 (двадцати тысяч) рублей.
Требования к юридическим лицам или физическим лицам, оказывающим услуги по проведению аудита для медицинских центров, санаториев по направлениям кадровый учет, бухгалтерский учет, охрана труда, воинский учет, пожарная безопасность, ГО и ЧС, антитеррор.

Действующим законодательством Российской Федерации требования не предусмотрены, в отличии от компаний, которые проводят обязательный аудит. Но, в любом случае, рекомендуется запросить документы у исполнителя, чтобы удостовериться в опыте и образовании: документы об образовании, трудовую книжку, рекомендации.

Исполнитель договора по проведению аудита вправе привлекать третьих лиц, которые обладают знаниями и практическими навыками в работе.

Желательно, чтобы у компании или физического лица, которое оказывает вам данные услуги был сайт или страничка в социальных сетях.

Проверить действующее юридическое лицо или ИП можно на сайте, например, «За честный бизнес»

Если услуги оказывает юридическое лицо или ИП по проведению аудита, то основной вид деятельности или дополнительный вид деятельности должен быть отражен в ЕГРЮЛ или в ЕГРИП.

Итак, мы рассмотрели основные этапы проведения аудита. Вывод: аудит по направлениям кадровый учет, бухгалтерский учет, охрана труда, воинский учет, пожарная безопасность, ГО и ЧС, антитеррор необходимо проводить один раз в год или один раз в три года, особенно если вы знаете, что стоите в плане проверок.

Не нужно экономить на аудите , а также на ведении указанных участков, так как штрафы за нарушение действующего законодательства очень большие.
Если вашей медицинской организации необходима консультация, аудит или надо срочно подготовиться к проверке по направлениям: аудит по направлениям кадровый учет, бухгалтерский учет, охрана труда, воинский учет, пожарная безопасность, ГО и ЧС, антитеррор – эксперты Школы Медицинского Бизнеса помогут вам на всех этапах. Оставить заявку на бесплатную консультацию можно по телефону: 8(800)511 88 97
Алевтина Гайсина
Эксперт Школы Медицинского Бизнеса по трудовым отношениям и охране труда

Генеральный директор ООО "Агентство Стандарт качество"