ТЕМА 2. Выстраиваем систему управления фронт-офиса Практика:
• Используя шаблоны /28 документов/ и инструкции необходимо:
– рассчитать конверсию звонка в запись
– рассчитать конверсию записи в приход пациентов
– рассчитать статистику по долгам
– прослушать 10 разговоров, провести оценку диалога администраторов/ операторов с пациентами в своей клиники, используя шаблонный алгоритм
– сделать по 1 звонку в клиники участников группы, как тайный пациент, провести оценку диалога, используя шаблонный алгоритм
– провести опрос администраторов/операторов как улучшить их работу, что мешает сегодня в работе, проанализировать результаты
– подготовить шаблон «схема проезда» к клинике
– подготовить правила подготовки к лабораторным и инструментальным исследованиям
– подготовить шаблон по описаниям врачей и их услуг, почему должны записаться именно к вашему врачу
– подготовить шаблон приветствия пациента и общего скрипта разговора
– подготовить шаблон по работе с возражениями
– подготовить шаблон по работе со сложными запросами
– подготовить вопросы для аттестации сотрудников регистратуры/контакт центра
– утвердить комиссию по аттестации сотрудников регистратуры и контакт центра
– предложить систему мотивации на результат для сотрудников регистратуры, контакт центра и их руководителя
– разработать алгоритм работы с непришедшими пациентами
– разработать алгоритм работы с долгами
– разработать алгоритм удаления талонов МИС
– разработать должностную инструкцию для администратора регистратуры
– разработать должностную инструкцию для администратора кассира/кассира
– разработать должностную инструкцию для оператора контакт- центра
– разработать должностную инструкцию для руководителя контакт- центра/регистратуры
– проанализировать результаты, прописать пошаговый план действий внедрения изменений и ключевые показатели контроля
• Участники группы выступают в качестве тайных покупателей, записываются в клиники коллег, как пациент, далее, используя шаблонный алгоритм, делают анализ и оценку разговора и дают свои рекомендации по улучшению
• Проработать в группах результаты проделанной работы /встреча в Zoom №3/
• Внести корректировки по результату обсуждений и провести в группах итоговый отчет по результату /встреча в Zoom №4/
• Сдать практическое задание для проверки эксперта
Итоговая встреча с экспертом с целью обсуждения практических работ, ответов на сложные вопросы, корректировки полученных результатов, плана по внедрению, показателей контроля /встреча в Zoom №2/
Дополнительные материалы:- Алгоритм работы администратора
- Алгоритм работы старшего администратора
- Алгоритмы общения администратора и оператора контакт-центра
- Анкета для фронт-офиса
- Вакцинация
- График приезда курьера
- Должностная инструкция администратора
- Должностная инструкция администратора-кассира
- Должностная инструкция оператора
- Должностная инструкция старшего администратора
- Должностная инструкция старшего оператора контакт-центра
- Книга сложных запросов
- Алгоритм работы в нестандартных ситуациях
- Общие правила подготовки к инструментальным исследованиям
- Порядок приема, обучения, стажировки, работы и увольнения администраторов
- Правила подготовки к сдаче лабораторных исследований
- Алгоритм работы администраторов при сбоях в работе МИС
- Алгоритм по работе с долгами
- Регламент по работе с непришедшими пациентами и по напоминанию о визите в клинику записавшихся пациентов
- Регламент по удалению талонов/счетов в МИС
- Стандарт обслуживания администратора
- Чек-лист оценки телефонного разговора
- Алгоритм заполнения «Шаблона подписок для МИС»
- Шаблон «Схема проезда в клинику»
- Шаблон алгоритма действий̆ при укусе клеща
- Шаблон по наличию вакцин в клинике
- Шаблон расчета конверсии звонка в запись и в визит, долги
- Шаблон «Таблица перезаписи непришедших пациентов»