ЕГИСЗ 2025: ключевые изменения, новые требования и практические рекомендации для медицинских организаций

В 2025 году ЕГИСЗ ужесточила контроль за данными, размещаемыми в Федеральном регистре медицинских работников (ФРМР) и Федеральном регистре медицинских организаций (ФРМО). Теперь медицинские организации обязаны обеспечивать полноту и актуальность информации, чтобы избежать санкций со стороны Росздравнадзора.
Какие данные обязательно размещать и отслеживать систематически?

1. Трудовые договоры

• Дата заключения: точная дата трудоустройства сотрудника.
• Условия работы: указание, является ли сотрудник основным работником, внешним или внутренним совместителем.

2. Образование

• Профессиональное образование: информация о первичном медицинском образовании (высшем, средне-специальном).
• Послевузовское образование: ординатура и (или) интернатура.
• Дополнительное профессиональное образование: данные о прохождении переподготовки, повышении квалификации.

3. Аккредитация (отслеживать систематически)

• Сведения о прохождении: подтверждение факта аккредитации (первичной или периодической).
• Сроки действия: дата прохождения аккредитации и дата окончания срока действия аккредитации.
• Сведения о квалификации: профстандарт, специальность.

4. Увольнения и их причины

• Прекращение срочного трудового договора;
• Инициатива работника: зачисление в образовательную организацию, выход на пенсию, нарушение работодателем трудового законодательства или коллективного договора, по собственному желанию;
• Инициатива работодателя: неудовлетворительный результат испытания, ликвидация организации, сокращение численности или штата работников, несоответствие работника занимаемой должности, смена собственника имущества, прогул, неоднократное неисполнение трудовых обязанностей и другие причины, предусмотренные действующим законодательством.

1. Отсутствие данных о трудоустройстве

Если специалист трудоустроен в организации как основной сотрудник или работает по совместительству (внешнему или внутреннему), но эта информация не отражена в ЕГИСЗ, Росздравнадзор расценивает это как нарушение лицензионных требований.

2. Несоответствие должности и квалификации

Если медицинский работник трудоустроен в должности, отличающейся от квалификации, обозначенной в дипломе, и в ЕГИСЗ не размещены документы о его профессиональной переподготовке, Росздравнадзор расценивает это как нарушение лицензионных требований.

Например, в клинике работает специалист в должности «Медицинская сестра по косметологии», при этом в ЕГИЗС размещен только первичный диплом о полученном среднем образовании по специальности «Сестринское дело» и отсутствуют сведения о профессиональной переподготовке по специальности «Сестринское дело в косметологии». Наличие такого несоответствия будет являться индикатором для Росздравнадзора о том, что медицинская организация нарушает лицензионные требования к порядку оказания медицинской помощи по косметологии в части соответствия образования специалистов квалификационным требованиям к должностям медицинских работников со средним медицинским образованием.

3. Неактуальное штатное расписание

Наличие недействующего штатного расписания клиники или отсутствие в размещенном в ЕГИСЗ штатном расписании должностей, предусмотренных порядками оказания медицинской помощи согласно лицензии, на ведение медицинской деятельности, расценивается как нарушение лицензионных требований.

Например, если медицинская организация не продлевает срок действия штатного расписания или не актуализирует его в случае изменения структуры организации, сокращении должностей, введении новых должностей, сигнализирует о нарушении лицензионных требований.

• Практические рекомендации. Систематически, например на ежемесячной основе, формируйте аналитические отчеты об эксплуатации ФРМР: отчеты по сотрудникам с сертификатами и/или свидетельствами по аккредитации с истекшим сроком действия и со сроком действия, близким к завершению; отчет по сведениям о трудоустройстве в разрезе структурных подразделений ФРМО и т.п. Данная практика позволит проконтролировать соответствие квалификации сотрудников занимаемым должностям, своевременно актуализировать структуру штатного расписания в случае необходимости, и, следовательно, минимизировать риски получения предостережений со стороны Росздравнадзора.
• Своевременно актуализируйте штатное расписание – его сроки, структуру, наименования должностей - это поможет избежать претензий со стороны Росздравнадзора.
• Контролируйте соответствие должности и квалификации медицинских работников - убедитесь, что все сотрудники занимают должности, соответствующие уровню их квалификации согласно документам об образовании.

Росздравнадзор автоматически анализирует данные в ЕГИСЗ и инициирует проверки при обнаружении несоответствий. Регулярный аудит информации в системе поможет медицинским организациям избежать санкций и сохранить лицензию.

В ЕГИСЗ формируются два личных кабинета:

• Работодателя - для внесения данных о трудоустройстве;
• Сотрудника - для подтверждения информации.

Как это работает?

• Работодатель вносит данные о приёме сотрудников на работу, а именно о количестве занимаемых ставок, условиях трудоустройства, дате заключения трудового договора и дате начала работы;
• Сотрудник видит внесенные работодателем данные в своем личном кабинете ФРМР, подтверждает их или отклоняет.

Система личных кабинетов в ЕГИСЗ создаёт двусторонний контроль, гарантируя, что данные о трудоустройстве всегда актуальны и достоверны. Это не только упрощает работу кадровых служб, но и защищает права медицинских работников.

ЕГИСЗ предъявляет чёткие требования к учету медицинского оборудования и изделий. Организации обязаны размещать в системе все устройства и изделия, которые непосредственно участвуют в процессе оказания медицинской помощи.

При этом важно соблюдать правило: в ЕГИЗС размещаются медицинское оборудование и изделия по составу и в количестве, не менее установленном стандартами оснащения.

Какое оборудование размещать?

1. Минимальное количество

Определяется стандартами оснащения, установленными для конкретных видов медицинской деятельности. Это оборудование, по составу и количеству, должно соответствовать перечню, предусмотренному порядками оказания медицинской помощи. Его наличие и полнота сведений о нем — обязательное условие для соблюдения лицензионных требований.

2. Фактическое количество

В ЕГИСЗ размещаются все единицы оборудования и медицинских изделий, которые фактически используются при оказании медицинской помощи. Это означает, что если устройство используется для диагностики, лечения или реабилитации пациентов, оно должно быть размещено в ЕГИСЗ даже если его наличие не поименовано в стандартах оснащения.

Нужно ли размещать в ЕГИЗС немедицинские изделия?

Немедицинское оборудование, мебель и изделия, поименованные в стандартах оснащения, необходимо размещать в ЕГИСЗ с типом «Прочее оборудование». Данное правило применяется к таким единицам оснащения как «Персональный компьютер с программным обеспечением и принтером», «Элементы мотивационной терапии средой (картины, эстампы, графические работы и другие)», «Диктофон», «Лента сантиметровая измерительная», «Шкаф для хранения медицинской документации», «Стул», «Зеркало» и тому подобные изделия, включенные в стандарты оснащения медицинских кабинетов, отделений, групп, блоков.

Какое оборудование и медицинские изделия не требуется размещать?

1. Расходные медицинские материалы

К этой категории относятся одноразовые или быстро расходуемые изделия (например, шприцы, перчатки, перевязочные материалы, картриджи для дезинфекционных и стерилизационных машин), которые не подлежат учёту в ЕГИСЗ.

2. Инструменты, не участвующие в оказании медицинской помощи

Если инструмент или устройство не используется в клинической практике (например, канцелярские принадлежности, офисная техника, мебель, бытовая техника), его размещение в системе не требуется.

Важно: Росздравнадзор отслеживает дублирование серийных номеров оборудования в разных регионах. Это может стать основанием для внеплановой проверки.

Для корректного размещения информации об оборудовании в ЕГИСЗ медицинским организациям требуется вести и хранить полный комплект первичной документации. Эти документы не только подтверждают легитимность использования оборудования, но и служат защитой от претензий регуляторов, таких как Росздравнадзор.

• Паспорта, гарантийные талоны;
• Акты ввода в эксплуатацию;
• Заключения о техническом состоянии (если срок службы истёк).

Регулярно сверяйте данные в ЕГИСЗ с первичной документацией. Проверяйте, чтобы информация о серийных номерах, сроках службы и техническом состоянии оборудования полностью совпадала с данными в паспортах и актах.

Храните документы в доступном виде. Организуйте систему хранения, позволяющую быстро предоставить документы по запросу регуляторов.

Обновляйте документы при изменениях. Если оборудование прошло техническое обслуживание, ремонт или продление срока эксплуатации, немедленно вносите изменения в ЕГИСЗ и обновляйте пакет документов.

Для пациентов ЕГИСЗ открывает доступ к электронным медицинским документам, которые теперь доступны в личном кабинете на портале «Госуслуги» в разделе «Мое здоровье». Здесь пользователи могут получать справки, выписки, больничные листы и другие медицинские документы в электронном виде, как из государственных, так и из частных медицинских организаций. Это устраняет необходимость личного посещения учреждений для получения бумажных копий, экономя время и упрощая взаимодействие с системой здравоохранения.

Особое значение имеет сервис рождения ребёнка, который позволяет объединить все необходимые документы для оформления льгот, пособий и выплат. Родители могут оперативно получить пакет документов, требуемых для регистрации новорождённого, получения материнского капитала и других социальных выплат. Это особенно актуально для семей, где рождение ребёнка сопряжено с необходимостью быстрого оформления большого количества бумаг.

Ещё одной важной инновацией стали электронные рецепты, которые доступны пациентам, получающим медицинскую помощь в рамках системы обязательного медицинского страхования (ОМС). Электронные рецепты упрощают процесс получения льготных лекарственных препаратов, позволяя пациентам получать необходимые медикаменты без бумажных рецептов. Это не только ускоряет процесс, но и снижает риск ошибок, связанных с выпиской и обработкой традиционных рецептурных бланков.

Для медицинских работников ЕГИСЗ также предлагает ряд значительных улучшений. Одним из ключевых нововведений стало дистанционное обучение и аккредитация через систему непрерывного медицинского образования (НМО). Теперь медработники могут проходить курсы повышения квалификации, профессиональной переподготовки и аккредитацию в онлайн-формате, что особенно актуально для специалистов из удалённых регионов. Это не только экономит время, но и позволяет поддерживать высокий уровень профессиональной подготовки без необходимости отрыва от рабочего процесса.

Важным шагом стало развитие телемедицинских консультаций, интегрированных с ЕГИСЗ. Государственные клиники уже активно используют этот функционал, а частные медицинские организации также могут подключаться к системе, если участвуют в программе ОМС или имеют необходимые технические возможности. Телемедицина позволяет проводить онлайн-консультации, удалённые диагностические процедуры и даже онлайн-конференции, что расширяет доступность медицинской помощи для пациентов в отдалённых районах.

Ещё одним важным аспектом стало автоматизированное ведение данных о квалификации медработников. Информация об образовании, пройденных курсах повышения квалификации, баллах НМО и результатах аккредитации автоматически подтягивается в личный кабинет специалиста. Это позволяет медицинским работникам контролировать свою профессиональную траекторию, оперативно обновлять данные о полученных сертификатах и планировать дальнейшее обучение. Работодатели, в свою очередь, получают доступ к актуальной информации о квалификации своих сотрудников, что упрощает кадровое планирование и контроль за соблюдением лицензионных требований.

Таким образом, ЕГИСЗ в 2025 году стала не просто инструментом учёта, но и платформой, объединяющей пациентов, медицинских работников и регуляторов, обеспечивая прозрачность, доступность и эффективность в сфере здравоохранения.

Росздравнадзор автоматически анализирует данные ЕГИСЗ, выявляя нарушения лицензионных требований. Основные сигналы риска включают:

• Неактуальное штатное расписание: отсутствие обновлений или несоответствие фактическим видам деятельности.
• Отсутствие данных о сотрудниках, работающих по лицензируемым направлениям.
• Несоответствие образования и должности (например, медицинская сестра на должности медицинской сестры-анестезиста без диплома о профпереподготовке и действующего сертификата специалиста/аккредитации).
• Дублирование оборудования: использование одного и того же оборудования в разных регионах.
• Отсутствие сведений об образовании медработников.

Последствия: предостережения, проверки, штрафы или приостановка лицензии. Чтобы избежать санкций, медицинским организациям необходимо регулярно обновлять данные в ЕГИСЗ и следить за их соответствием требованиям.

1. Автоматизируйте процессы:

• Интегрируйте ЕГИСЗ с бухгалтерскими и кадровыми системами;
• Используйте сервисы для выгрузки данных о зарплате и расходах.

2. Регулярно актуализируйте данные:

• Штатное расписание - не реже 1 раза в год;
• Данные о сотрудниках - при каждом кадровом изменении;
• Оборудование - при вводе/выводе из эксплуатации.

3. Контролируйте сроки:

• Регистрационных удостоверений;
• Сроков службы оборудования;
• Аккредитации сотрудников.

4. Обучение сотрудников:

• Пройдите курс «ЕГИС-360» или аналогичные программы;
• Назначьте ответственного за ведение ЕГИСЗ.

5. Следите за обновлениями:

• Портал оперативного взаимодействия ЕГИСЗ
• Разъяснения Росздравнадзора и Минздрава.

ЕГИСЗ в 2025 году превратилась в ключевую цифровую платформу, объединяющую пациентов, медицинских работников, организации и регуляторов. Система не только упрощает административные процессы, но и повышает прозрачность, контроль и доступность медицинских услуг. Это не просто система учёта, а инструмент развития здравоохранения, и правильное её использование поможет медицинским организациям избежать рисков и улучшить качество услуг.

Хотите знать больше? Записывайтесь на онлайн курс Екатерины Квасовой в Школе Медицинского Бизнеса ««ЕГИСЗ – 360»

Узнать подробнее и зарегистрироваться можно по ссылке: https://medicalbusinesschool.com/egisz360

Если вам нужна помощь в заполнение регистров медицинского оборудования и медицинских работников в ЕГИСЗ или необходим аудит заполнения регистров ФРМР, ФРМО на предмет соответствия лицензионным требованиям, то проходите по ссылке, оставляйте заявку и наш эксперт проведет первую консультацию бесплатно: https://medicalbusinesschool.com/egisz