Как сделать управленческий учёт за 1 день: пошаговая методика для новичков

В этой статье расскажем, как самостоятельно внедрить ключевые инструменты финансового контроля, избежать кассовых разрывов и повысить рентабельность бизнеса, без сложных программ и дорогостоящих консультантов.

Многие предприниматели, особенно в медицинской сфере, считают, что управленческий учёт прерогатива финансистов и бухгалтеров. Однако это система сбора, анализа и оценки финансовой и нефинансовой информации, необходимая для принятия обоснованных решений.

Чем управленческий учёт отличается от бухгалтерского?

• Бухгалтерский учёт регламентируется государством и фиксирует прошлое.
• Управленческий учёт создаётся под внутренние нужды компании и ориентирован на будущее: планирование, контроль расходов, прогнозирование прибыли.

Основные цели управленческого учёта:

1. Планирование и прогнозирование - оценка будущих доходов и расходовУправленческий учёт позволяет заранее спрогнозировать финансовые результаты компании, чтобы избежать неожиданностей и грамотно распределять ресурсы.

Как это работает?

• Определяется текущий финансовый потолок, максимально возможная выручка при полной загрузке клиники. Например, если сегодня выручка составляет 10 млн. рублей, а потенциальный потолок 40 млн. рублей, то задача понять, как достичь этого уровня.
• Анализируются факторы роста доходов:
• Количество визитов (первичные, повторные, новые пациенты).
• Средний чек (по клинике, направлению, врачу).
• Загрузка рабочих часов (не отдельного врача, а всей клиники в целом).
• Строятся планы на будущие периоды (годовой бюджет, квартальные и месячные цели).
• Формируется долгосрочная (на 3–5 лет) и краткосрочная (на год) стратегия

Если клиника сегодня зарабатывает 10 млн. рублей, а её пропускная мощность 40 млн. рублей, то задача увеличить средний чек с 2 000 рублей до 4 000 рублей и увеличить количество визитов в 2 раза. Для этого нужно проанализировать текущую загрузку, средние чеки по направлениям и оптимизировать расписание врачей.

2. Контроль затрат - выявление избыточных трат в режиме реального времени

Одна из ключевых задач управленческого учёта - отслеживать, куда уходят деньги, и оперативно останавливать неэффективные расходы.

Как это работает?

• Все расходы фиксируются ежедневно в отчёте о движении денежных средств (ДДС).
• Анализируется структура затрат - какие статьи «съедают» прибыль.
• Прямые переменные затраты (материалы, зарплаты врачей).
• Постоянные затраты (аренда, коммунальные платежи, маркетинг).
• Сравниваются фактические затраты с запланированными, если расходы превышают норму, ищутся причины.
• Определяются «узкие места», например, если маркетинговые затраты составляют 6% от выручки, но не приносят новых пациентов, их нужно пересмотреть.

В одной из клиник косметологическое направление имело 32% прямых затрат (слишком высокий показатель). После анализа выяснилось, что на 3 кабинета работало только 2 ставки врачей, из-за чего ресурсы использовались неэффективно. После оптимизации прибыль выросла на 20%.

3. Избегание кассовых разрывов, понимание, куда уходят деньги и как их оптимизировать

Кассовый разрыв - это ситуация, когда денег не хватает на текущие обязательства (зарплаты, аренду, закупки), несмотря на высокие доходы. Управленческий учёт помогает предотвратить эту проблему.

Как это работает?

• Ведётся ежедневный учёт поступлений и расходов, так видно, сколько денег реально остаётся в бизнесе.
• Составляется платежный календарь - график, когда и какие платежи нужно совершить.
• Анализируется отчёт о движении денежных средств (ДДС), если выручка растёт, а свободный денежный поток падает, это сигнал о проблеме.
• Выявляются «дыры» в финансах, например, неэффективные направления, которые «тянут» бизнес вниз.

В одной клинике выручка росла, но денег в кассе становилось меньше. После анализа выяснилось, что одно из направлений (косметология) работало почти в ноль, прибыль составляла всего 5%, тогда как другие направления давали 30%. После оптимизации денежный поток стабилизировался.

4. Оценка рентабельности: анализ прибыльности отдельных направлений, врачей, кабинетов

Управленческий учёт позволяет понять, какие направления приносят прибыль, а какие убытки, чтобы перераспределять ресурсы правильно.

Как это работает?

• Рассчитывается рентабельность по каждому направлению (стоматология, косметология, физиотерапия).
• Сравниваются средние чеки, почему один врач приносит 7 800 рублей за процедуру, а другой 4 900 рублей?
• Анализируется загрузка кабинетов и врачей, если кабинет простаивает, это прямые потери прибыли.
• Оценивается эффективность маркетинга, сколько новых пациентов приходит и какой доход они приносят.
• Строятся рейтинги врачей, кто работает эффективнее, а кто нуждается в обучении.

Пример из практики. В стоматологической клинике два терапевта лечили кариес по разным ценам. Оказалось, что один врач не включал в квитанцию анестезию, хотя проводил её. После стандартизации технологических карт выручка выросла на 15% без увеличения потока пациентов.

Это самый простой и эффективный инструмент, с которого можно начать уже завтра.
Что такое ДДС? Это таблица, где фиксируются все поступления и расходы компании ежедневно. В конце месяца вы получите чёткую картину:

• Куда уходят деньги?
• Какие статьи расходов «съедают» прибыль?
• Где возникают утечки?

Чтобы управленческий учёт работал, нужно отслеживать правильные метрики.

Финансовые показатели:

• Выручка (общий доход клиники).
• Средний чек (по клинике, направлению, врачу, визиту).
• Пациентопоток (новые/повторные пациенты).
• Загрузка клиники (не врача, а рабочих часов клиники в целом!).
• Процент использования оборудования.

Нефинансовые показатели:

• Конверсия лидов в пациентов (маркетинговая эффективность).
• Лояльность пациентов (повторные визиты, отзывы).
• Производительность врачей (сколько процедур выполняет специалист за смену).

А. Отчёт о движении денежных средств (ДДС)

Отчёт о движении денежных средств (ДДС) - это основа финансового контроля. Он показывает, сколько денег реально поступает в бизнес и куда они уходят. Без этого отчёта невозможно понять, хватает ли компании денег на текущие нужды или она работает в режиме постоянного дефицита. Многие предприниматели ошибочно считают, что прибыль = деньги в кассе. На деле это не так:

• Прибыль - это разница между доходами и расходами на бумаге (по отчёту о прибылях и убытках).
• Денежный поток - это реальные деньги, которые есть у компании здесь и сейчас.

Пример из практики: Клиника может показывать прибыль 1 млн рублей в месяц, но при этом испытывать нехватку денег на зарплаты или аренду. Почему?

• Пациенты оплачивают услуги в рассрочку или по страховым полисам с отсрочкой платежа.
• Компания инвестировала в оборудование или ремонт, и деньги "заморожены" в активах.
• Дебиторская задолженность (долги контрагентов) не погашается вовремя.

Отчёт о движении денежных средств делится на три ключевых блока:

1. Операционная деятельность (основной бизнес):

• Поступления от пациентов.
• Оплата зарплат, аренды, коммунальных услуг.
• Закупка расходных материалов.

2. Инвестиционная деятельность (вложения в развитие):

• Покупка оборудования.
• Ремонт или расширение помещений.
• Инвестиции в обучение персонала.

3. Финансовая деятельность (приток или отток денег от кредитов и инвестиций):

• Получение или погашение кредитов.
• Выплата дивидендов владельцам.
• Привлечение инвестиций.

Главный показатель ДДС - чистый денежный поток (разница между всеми поступлениями и расходами). Если он положительный, бизнес генерирует больше денег, чем тратит. Если отрицательный, то компании грозит дефицит ликвидности.

Шаг 1: Фиксируйте все денежные операции ежедневно

ДДС должен обновляться каждый день, а не раз в месяц. Только так вы сможете оперативно реагировать на изменения.

Пример таблицы ДДС


Шаг 2: Разделяйте денежные потоки по типам

Поступления:

• Оплата наличными или по карте.
• Поступления от страховых компаний.
• Возврат авансов от поставщиков.

Расходы:

• Постоянные (аренда, зарплаты, коммунальные платежи).
• Переменные (закупка материалов, маркетинг).
• Инвестиционные (покупка оборудования).

Шаг 3: Анализируйте чистый денежный поток

Сравнивайте плановые и фактические показатели:

• Если чистый денежный поток сокращается, ищите причины:
• Рост дебиторской задолженности (пациенты или страховые компании не платят вовремя).
• Увеличение расходов (например, на маркетинг или зарплаты).
• Сезонное снижение спроса.

Б. Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ)

Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) показывает, какую прибыль или убыток приносит каждое направление бизнеса. Без этого отчёта невозможно понять, какие услуги выгодны, а какие убыточны.

Как строить ОПиУ?

1. Рассчитайте выручку по каждому направлению:

• Стоматология (терапия, хирургия, ортопедия).
• Косметология (инъекции, аппаратные процедуры).
• Физиотерапия, лабораторная диагностика и т. д.

2. Вычтите переменные затраты (те, что напрямую связаны с оказанием услуг):

• Стоимость материалов.
• Зарплаты врачей (если они зависят от количества процедур).
• Амортизация оборудования.

3. Вычтите постоянные затраты (те, что не зависят от объёма услуг):

• Аренда помещения.
• Зарплаты администрации.
• Коммунальные платежи.

4. Посчитайте чистую прибыль по каждому направлению.

В. Управленческий баланс

Если ДДС показывает движение денег, а ОПиУ - прибыльность, то управленческий баланс отражает финансовую устойчивость компании. Он помогает понять, насколько бизнес стабилен и может ли он выдержать кризисные ситуации. Сложность, требует финансовой грамотности, но можно начать с упрощённой версии.

Управленческий баланс состоит из трёх ключевых разделов:

1. Активы (что у компании есть):

• Оборотные активы: деньги на счётах, дебиторская задолженность (долги пациентов или страховых компаний), запасы материалов.
• Внеоборотные активы: оборудование, мебель, недвижимость.

2. Обязательства (что компания должна):

• Краткосрочные обязательства: кредиты, задолженность перед поставщиками, зарплаты к выплате.
• Долгосрочные обязательства: займы, лизинговые платежи.

3. Капитал (чистые активы компании):

• Уставной капитал.
• Нераспределённая прибыль.

4. Внедрите план-фактный анализ

Сравнение планируемых показателей сфактическими (еженедельно/ежемесячно).

Пример:


Что делать с отклонениями?

• Перевыполнение? Анализируйте, почему (может, план был занижен).
• Недовыполнение? Ищите причины (низкая загрузка, ошибки в ценообразовании).

5. Оптимизируйте бизнес-процессы

Проблемы, которые убивают прибыль:

• Дублирование функций (например, два сотрудника занимаются одним и тем же).
• Отсутствие KPI (никто не знает, за что отвечает).
• Неконтролируемые расходы (маркетинг без анализа эффективности).

Решение:

1. Постройте организационную структуру: кто за что отвечает

Многие медицинские организации работают в режиме "беготни и суеты", где сотрудники дублируют функции, не понимают своих зон ответственности, а решения принимаются хаотично.

• Определите ключевые роли в клинике
• Разделите зоны ответственности так, чтобы не было дублирования:
• Создайте схему подчинённости:
• Главный врач подчиняется директору/владельцу клиники.
• Администраторы и маркетологи — управляющему.
• Младший медицинский персонал — старшей сестре.

2. Назначьте KPI: измеримые показатели для каждого сотрудника

Без чётких целей сотрудники не понимают, за что отвечают, а руководители не могут оценить их эффективность.

Какие KPI назначить?


3. Автоматизируйте отчётность: инструменты для контроля

Многие медицинские центры ведут учёт "вручную" или полагаются только на бухгалтерию, которая даёт отчёты постфактум (когда деньги уже потрачены).

1. Начните с простого

• Создайте таблицу ДДС (движение денежных средств) и обновляйте её ежедневно.
• Добавляйте столбцы: дата, поступление, расход, категория, комментарий.

2. Используйте готовые шаблоны
3. Подключите автоматизацию

• Интегрируйте банковские выписки в Excel (через API или ручной экспорт).
• Настройте уведомления о превышении бюджета (например, если расходы на маркетинг превысили 6% от выручки).

4. Переходите на специализированные программы, если бизнес растёт.

1. Скачайте шаблон ДДС + БДР и начните фиксировать все денежные потоки уже завтра.
2. Определите 3-5 ключевых показателей (выручка, средний чек, загрузка кабинетов).
3. Постройте три отчёта: ДДС, ОПиУ, управленческий баланс (упрощённую версию).
4. Внедрите план-фактный анализ (сравнивайте план и факт еженедельно).
5. Оптимизируйте бизнес-процессы (уберите дубли, назначьте KPI, автоматизируйте отчётность).

Управленческий учёт - это не роскошь, а необходимость. Если вы хотите контролировать финансы, избегать убытков и масштабировать бизнес, начните с малого, один день работы над отчётностью изменит ваш подход к управлению навсегда.